Как правильно организовать финансовый учёт на агропредприятии?

Агропроизводители — это предприниматели, которые умеют считать деньги. На любом предприятии ведётся кассовый метод учёта, из прихода вычитаем расход получаем прибыль. Всё просто, а раз так, то нужно ли усложнять?

Сколько я зарабатываю? Где находятся мои деньги в этот конкретный момент? Какая ликвидность моего предприятия? Если вы затруднились с ответом хотя бы на один из этих вопросов, то советуем прочитать эту статью до конца и снова спросить себя: достаточен ли финансовый учёт на моём агропредприятии?

Хьюстон, у нас проблема!

Как ни банально прозвучит, но информация для бизнеса — это деньги. Если вы удачно купили СЗР, ТМЦ, удобрения, потом удачно продали урожай, а денег нет, значит что-то пошло не так. А потом начинается подготовка к новому сезону, снова нужно инвестировать, и вы видите одни расходы. Скорее всего у вас есть проблема, понять которую поможет грамотный финансовый учёт.

Аграрный бизнес, как и любой другой, может быть описан формулами и количественными параметрами. С их помощью можно измерить потенциальную экономическую прибыль, которую способен приносить ваш бизнес, способность получать деньги с рынка, погашать свои обязательства, конвертировать результат работы в деньги.

Это информация, которую вы можете или использовать, или закрывать на неё глаза. Подсказка: первый вариант предпочтительнее.

Причины проблем учёта финансов

Для начала следует признать, что аграрный бизнес сегодня отличается от аграрного бизнеса в 90-х, и даже в начале 2000-х. Он стал сложнее и дороже. Выросли в цене земля, материалы, техника, человеческий труд, снизилась маржинальность бизнеса, большее распространение получили товарные кредиты, форвардные контракты, отсроченные платежи, авансовые выплаты, банковское кредитование. А для описания всех этих процессов продолжают пользоваться кассовым учётом.

Для того чтобы оценить эффективность производства, необходимо оценивать его в рамках одного производственного цикла (сезона). Специфика агробизнеса в существенном разрыве между временем, когда компания тратит (оплачивает сельхозработы, получает авансы по форвардным контрактам и т.д.) и временем, когда компания отгружает урожай. Именно в этот момент фиксирует прибыль — экономический результат работы агропредприятия, потому что деньги за отгруженный урожай могут поступить значительно позже, когда начнутся новые траты.

Таким образом, результат работы никогда не будет равен количеству денег на счетах предприятия!

Какие ошибки мешают измерить экономическую эффективность производства?

Источник: en.agroday.com.ua

Ошибка 1. Кассовый метод учёта.

Следует понять, что деньги — это предмет учёта, а не единица измерения экономического заработка. Кэш-флоу (учёт денежного потока) не даст понимание экономики аграрного сезона. Этот учёт необходим, но он недостаточен и рассматривается только как один из нескольких, которые должны вестись на предприятии.

Результат должен считаться не кассовым методом, а методом начислений.

Ошибка 2. В учёте часто не разграничиваются личные расходы собственника и расходы бизнеса.

Это распространённая ситуация, когда единоличный собственник рассматривает счёт предприятия как собственный, потому что в конечном итоге он всё оплачивает сам. Этот подход мешает понять сколько бизнес заработал и сколько может заработать.

Есть правило — бизнесом нужно управлять так, как если бы ты его готовил на продажу. Рано или поздно может (и должен!) наступить момент, когда бизнесу придётся работать на том капитале, который есть. Владелец может нанять директора или каким-то другим способом отстраниться от управления… и это хорошо! Это шаг к развитию бизнеса.

Руководить производством, раздавать задания и проверять выполнение — задачи не того масштаба которыми должен заниматься владелец. Приоритет в его работе —управленческие решения по масштабированию бизнеса, привлечению инвесторов, расширению поля деятельности. Через призму финансовых отчётов ему необходимо смотреть на свой бизнес как сторонний инвестор, видеть сколько он реально зарабатывает и принимать управленческие решения.

Именно так смотрят  на его бизнес инвесторы и его задача говорить с ними на понятном для них языке — языке финансовой отчётности, построенной по чётким принципам.

Ошибка 3. Управленческая учётная валюта многих аграриев — гривна.

В аграрном бизнесе длительный производственный цикл. Если предприятие сеется осенью, то отгрузиться может и весной, и летом, и осенью. Например, специфика масличного бизнеса в том, что один производственный сезон заканчивается лишь с началом следующего (как правило продолжается с сентября по август). За этот период гривна может как упасть, так и укрепиться (как это было в 2019).

С падением курса гривны в учёте образуется некоторая прибыль, которая искажает финансовый результат (экономический заработок) от основной деятельности. Доход от колебания курса суммируется с доходом, сгенерированным компанией, что мешает оценить эффективность процессов производства, вклад менеджмента, интеллектуального подхода к ведению агробизнеса, оценку технологии. Фактор курса нельзя принимать во внимание при планировании на следующий сезон. А значит от него нужно избавиться, приняв за валюту учёта доллар!

Учёт в гривне не показывает объективное состояние бизнеса, не показывает сколько бизнес способен заработать, а это как раз и есть задача управленческой отчётности. Неправильно думать, что аграрный бизнес гривневый. Цена нашего урожая привязана к мировым долларовым ценам. Фактически урожай — это долларовый актив, реализовав который и обменяв доллары мы получаем гривневую массу.

Казалось бы что плохого, что доход от производство увеличился благодаря изменению курса? Но, возвращаясь к предыдущему пункту, поставьте себя на место инвестора, или потенциального покупателя предприятия. Если вам показывают экономическую прибыль его работы за год, половину которой составляет выручка, полученная от падения гривны в середине аграрного цикла. Вы бы хотели об этом узнать прежде, чем вложить в предприятие свои деньги?

Источник: haikudeck.com

Ошибка 4. В бизнесе не считают должным образом финансовую модель будущего урожая.

Нет финансового прогноза — годового бюджета на сезон. Такой прогноз строится на ряде предположений, с которыми нужно работать. Должны прорабатываться как рабочие сценарии, так и негативные. Отсутствие финансового прогноза влечёт за собой последующие три проблемы.

Ошибка 5. Отсутствие план-фактного анализа по своим тратам, особенно по прямым затратам на производство.

В рамках одного сезона есть плановая цифра себестоимости и реально получаемая в ходе выполнения сельхозработ (посевная, удобрение, защита и т.д.). Если в компании не настроено отслеживание как идёт фактическое движение по плану, то нет точки опоры (нет понимания теряет ли предприятие деньги).

Сравнение должно выполняться не только с планом, но и с предшествующим сезоном (с поправкой на девальвацию и пр.) Это необходимо чтобы прийти к запланированной прибыльности.

Ошибка 6. Нет платёжного календаря

В нём планируется что и когда предприятие планирует оплатить. Его поддержание даёт понять, когда могут понадобиться деньги для оплаты тех или иных обязательств, также это нужно для упорядочивания платёжной системы компании вообще — определение платёжных дней, оценка нагрузки на компанию в разные периоды производства.

Ошибка 7. Нет прогноза движения денежных средств

Для того чтобы не попасть в кассовый разрыв необходимо понимание в каком периоде потенциально может не хватить денег на остатке, чтобы оплатить плановые платежи. Есть график сельскохозяйственных работ, к которому всегда можно привязать затраты, кредиты, частичную оплату и т.д.

Зная об этих ошибках можно понять почему вы не смогли ответить на вопросы из начала статьи.

Сколько я зарабатываю?

Теперь вы видите, что деньги на расчётном счёте — это ещё не прибыль, эти деньги нельзя забрать из бизнеса, эти деньги ещё не заработаны (хоть они и есть фактически на счету). С точки зрения экономики компания прибыльно не сработала, это авансы, которые нужно потратить на производство и принести ценность для клиента. Компания существует ради финансовой цели — заработать прибыль с продажи урожая.

Где находятся мои деньги?

Как у воды, у ваших денег есть множество агрегатных состояний. Деньги могут храниться на складах, находиться в заключённых договорах, “зарываться” в землю. В кассовом учёте не фиксируются показатели, которые покажут, где находятся ваши деньги, для этого есть P&L и баланс (о которых мы подробнее расскажем в следующем материале).

Какая ликвидность моего бизнеса?

Ликвидность — это способность бизнеса превращать свои активы в деньги и с их помощью рассчитываться по обязательствам. Если финансовые процессы в компании не настроены, то появляются кассовые разрывы. 

Сельхозбизнес — крупнопроектный. В сельскохозяйственный сезон сначала “зарывается” куча денег в землю, и до момента, когда деньги станут возвращаться, нужно ещё дожить. Для латания кассовых разрывов приходится брать у банков дорогие кредитные деньги, что существенно снижает маржинальность бизнеса, а в худшем случае вообще может обернуться дефолтом. И это может случиться независимо от размера земельного банка.

Таким образом, ликвидность — это как конкретно (с какой скоростью и от каких клиентов) мы получаем деньги, и то, с какой скоростью и насколько мы способны оплачивать долги, расходы и обязательства. 

Прогнозирование движения денег — способ предвидеть периоды, когда денег не будет хватать и предусмотреть сценарии действий. Альтернативой банковских займов могут быть авансы от покупателей. Для того чтобы касса предприятия не опустела в сложный период возможно предусмотреть отсрочку в расчёте с поставщиками материалов. К этим управленческим решениям необходимо приходить заранее, прогнозировать их, а впоследствии своевременно на них реагировать.

Какая финансовая отчётность необходима предприятию и по какому принципу составляется прогнозный план на сезон, мы расскажем в следующей статье.

Материал подготовлен по итогам online-meetap при участии эксперта, финансового консультата Андрея Якшина. 

Полное видео митапа: