Як подолати хаос в обліку земельного банку?

Погодні форс-мажори, сезонні коливання цін на продукцію і ресурси, виробничі проблеми — це ризики, які постійно супроводжують агробізнес. До цих ускладнень готується кожен аграрій перед початком нового сезону, створюючи запас міцності на випадок їх виникнення. Проблеми із земельним банком мають іншу природу і вимагають іншого підходу. Тактика “гасіння пожеж” не працює в судах і позовах щодо земельних ділянок, тому що в разі невдачі господарство втрачає не прибуток, а щось більше — землю, головний актив будь-якого агровиробництва.

Часто втрата одного-двох пайовиків і кількох гектарів не сприймається як щось критичне. Проте через декілька виробничих циклів господарство може не дорахуватися вже десятків-сотень гектар, зіткнутися з проблемою “шахматки” і земельними спорами.

Серед типових проблем в управлінні земельним банком — поверхневий облік землі, зберігання інформації про договори оренди на різних носіях, недостовірна і застаріла інформація за договорами, а також складна комунікація з громадами. У світлі відкриття ринку землі і зростаючої популярності ресурсів з моніторингу земельних ділянок, в найближчому майбутньому і територіальні громади, і підприємства-конкуренти будуть в курсі всіх труднощів господарства. Не вдасться обробляти “сіру” землю, відкуповуватися від пайовиків зерном, проводити обміни ділянками з сусідами по шматочках, збираючи масиви... А це значить, що порядок наводити треба було ще вчора.

Аудит земельного банку

Якою б не була стратегія господарства (нарощування земельного банку, збереження наявного або консолідація масивів), перший крок на шляху до прозорого і зрозумілого обліку — проведення аудиту земельного банку.

Саме аудит повинен передувати будь-якій активності по роботі з пайовиками і громадою. Це також і спосіб оптимізувати витрати на утримання землі, актуалізувати інформацію для планування витрат на сезон і т.д.

Привести в порядок облік землі можна в три етапи:

1. Зібрати і оцифрувати всю наявну в господарстві інформацію про картографію (земельні ділянки і поля), договори оренди землі, відсканувати такі договори і додатки до них, систематизувати відомості і зібрати в єдиному форматі.
2. Актуалізувати і перевірити дані у відкритих державних реєстрах. Заповнити відсутню інформацію і зайнятися виправленням знайдених помилок.
3.  Внести всі дані в ГІС або CRM-систему для подальшої роботи з ними.

Другий етап, робота з державними реєстрами відкритих даних, має найважливіше значення і для правового захисту землі в спорах і судових позовах.

У яких реєстрах шукати інформацію?

У процесі збору відомостей про земельний банк використовується чотири основних джерела (реєстри):

•  держгеокадастр України (ДЗК);
•  реєстр речових прав на нерухоме майно (ДРРП);
• реєстр нормативно-грошової оцінки (НГО);
•  єдиний державний реєстр судових рішень.

ДЗК — головне джерело інформації. Він містить відомості про місцезнаходження ділянки та її власника. Порівняння внесених до реєстру координат ділянки з місцем фактичного розташування оброблюваного паю підтвердить законність обробки. Якщо ж координати не збігаються, це може спричинити виникнення суперечок і втрату ділянки або її частини. Серед найбільш поширених проблем з координатами:

• накладання кордонів сусідніх ділянок;
• розбіжність площ;
• розташування координат ділянки поза контурами поля (на дорогах, в лісосмугах і т.д.).

Крім координат і площі в реєстрі ДЗК вказується тип ділянки, цільове призначення, форма власності, відомості про власника (найчастіше тільки ПІБ).

Відомості про власника дублюються і в іншому реєстрі — ДРРП. Спочатку внесену в ДЗК інформацію про власника перенесли до реєстру ДРРП після його створення, і з 2013 року він, по мірі наповнення, став основним джерелом відомостей. Однак роботи з наповнення ресурсу не завжди велися коректно, і зараз ці реєстри нерідко доповнюють один одного.

Які дані можна знайти в ДЗК та ДРРП: основні категорії

У реєстрі речових прав міститься інформація про право власності (речові права — оренда, суборенда, емфітевзис, суперфіцій). Ці дані повинні збігатися з інформацією з договору оренди.

Реєстр судових рішень містить всі відомості про справи, в яких згадується земельна ділянка і контрагент як орендодавець або орендар ділянки. Особливо цінною ця інформація буде при купівлі та оренді нових ділянок, що раніше не оброблялись підприємством. На ділянку можуть бути накладені обмеження і заборони, що перешкоджають господарській діяльності.

Реєстр НГО містить інформацію про нормативну грошову оцінку земель сільськогосподарського призначення.

Документи, що підтверджували право власності на землю, в різні періоди

Як працювати з реєстрами?

Складність роботи з відкритими державними реєстрами полягає в тому, що це реєстри різних служб, і для перевірки однієї ділянки в кожен з чотирьох ресурсів потрібно звертатися окремо. Відповідно, необхідно окремо реєструватися на кожному порталі, складати запит і оплачувати його (у випадку платних реєстрів). Різною буде і швидкість відповіді на запит.

Користувачі-фізособи можуть направляти запити по конкретних ділянках із зазначенням кадастрового номера і обмежену кількість запитів за кодом ЄДРПОУ. Для юросіб можна робити запити за кодом ЄДРПОУ (щодо власних ділянок) або кадастровими номерами (для конкурентної розвідки). Використання сторонніх аналітичних сервісів дозволяє одноразово отримувати інформацію про конкурента за кодом ЄДРПОУ, або КОАТУУ (для ОТГ).

Ще одна складність — реєстри містять інформацію в тому вигляді, в якому вона була внесена. Це різні способи запису дат, чисел, різні скорочення і абревіатури. Перш ніж аграрій зможе працювати з цими даними, їх необхідно привести до загального вигляду. Через відсутність системного підходу при введенні даних державними реєстраторами та єдиних правил щодо роботи з інформацією виникають і помилки в реєстрах.

Робота зі зведення даних відкритих реєстрів та внесення їх в систему обліку (ГІС, CRM) виконується або користувачем, або службою, до якої він звернувся. Чим більша кількість запитів, тим складніше і довше обробляти інформацію.

Деякі проблеми з оцінкою земельного банку характерні для господарств будь-якого розміру — і тих, хто працює на ста гектарах, і підприємств, що обробляють тисячі гектар в різних районах і областях. Зі збільшенням земельного банку зростає  необхідність звернення до ресурсів для роботи з реєстрами.

Помилки в реєстрах

Деякі механічні помилки не несуть загрози втрати ділянки і виникнення спірних ситуацій. Наприклад, переплутані місцями літери в імені власника — контрагент все одно буде визнаний власником. Але якщо подібна помилка допущена в назві підприємства або коді ЄДРПОУ — для реєстру власник ділянки невідомий і для підтвердження права власності необхідно вносити зміни до реєстру з наданням паперового оригіналу правовстановлюючого документа.

Спірні моменти випливають і з різної практики фіксації дати закінчення договору. Десь прописаний тільки термін дії договору, і різні трактування виникають від невизначеності часу початку його дії (від дати підписання або реєстрації), в інших випадках зазначено термін закінчення дії договору, але не конкретизовано місяць.

Іноді внутрішні дані підприємства відрізняються від тих, що містяться в реєстрі. Помилковими можуть виявитися як дані в реєстрі (помилився реєстратор при заповненні, або підприємство надало помилкові відомості реєстратору), так і внутрішні дані (механічна помилка при перенесенні даних з договору). Через це трапляються ситуації, коли господарство закуповує ресурси для роботи на площах з вичерпаним терміном оренди. Буває, що господарство виростило урожай, але не може його зібрати у зв’язку зі зміною орендаря в розпал сезону.

Щоб не виникали спірні ситуації, господарству необхідно контролювати достовірність даних в реєстрах та у разі необхідності вносити правки.

Помилки з визначенням місця розташування ділянки також розрізняються по складності. Якщо координати ділянки знаходяться в стороні від фактичного місцезнаходження, аграрій може звернутися до первинної схеми розпаювання, встановити справжнє місце розташування ділянки та виправити помилку. Якщо, згідно з координатами, ділянка знаходиться не просто за межами поля, а й за межами сільради, району або області, то на публічній кадастровій карті територія його фактичного розташування не зайнята і на ній може бути зареєстрована інша ділянка. У підсумку ми отримаємо спірну ситуацію і конфлікт з іншим контрагентом, який може привести до втрати земельної ділянки.

Помилки в реєстрах: ділянка розміщена у водосховищі

Помилки в реєстрах: ділянки розміщені на території лісу

Накладання меж ділянок і помилки в площі — часті помилки в реєстрах. У всіх фермерських господарств є свій перелік таких проблемних ділянок. Компанії, що працюють з реєстрами, виділяють області, в яких частіше за все зустрічаються подібні помилки. Зазвичай це регіони, які першими почали розробляти плани і вести такий облік — Сумська, Львівська, Чернігівська області.

Помилки в реєстрах: накладання ділянок

Крім названих, помилкою слід вважати і відсутність інформації як такої (в реєстрі немає каталогу поворотних точок, не вказані координати місцезнаходження ділянки і т.п.).

Якщо джерело помилки — недостовірні дані заявника, потрібно уточнення (або створення) технічної документації, з подальшим зверненням до реєстру для виправлення відомостей і оплатою послуг реєстратора. Якщо помилка спочатку допущена реєстратором, він зобов'язаний усунути її самостійно. Оскільки першочергову зацікавленість в усуненні помилки має заявник (власник або орендар), при виявленні помилки він повинен повідомити про неї реєстратору.

Процедура звернення до ДЗК, його регіональні представництва або до реєстратора описана в законі.

Робота з даними

Наявність даних з реєстрів дає підтвердження власної інформації в обліку (1С або Excel) і можливості з нею працювати. У той час як одні підприємства фактично працюють наосліп, щорічно втрачаючи ділянки, інші будують стратегію на основі тільки тих даних, які підтверджені держреєстрами. Будь-яка внутрішня інформація, яка ґрунтується на внутрішніх договорах, усних домовленостях з сусідами і не має підтвердження у відкритих реєстрах, відмітається як недостовірна.

Можна продовжувати працювати із зібраною інформацією в табличній формі (Еxcel, 1С), але відсутність картографічного блоку значно обмежує земельну службу. Візуалізація даних дозволяє оцінити розташування власних земельних ділянок, їх консолідацію, побачити проблемні зони. Ділянки на карті перестають бути рядками в таблиці і набором цифр. Можна визначити пріоритетність збереження ділянок в тому чи іншому полі або масиві, поставити завдання земельній службі щодо роботи з конкретними полями.

Без картографічного блоку неможлива цілісна оцінка конкурентів. У цифровій системі можна досліджувати на наявність вільних ділянок сусідні поля, масиви, сільради. Великі агрохолдинги проводять розвідку навіть в інших регіонах. Наприклад, компанії з півдня країни, які щорічно стикаються з погодними форс-мажорами і недостатньою кількістю опадів, звертають увагу на схід і північ країни. З метою розширення земельного банку вони можуть купувати корпоративні права або шукати земельні ділянки і масиви, які можна орендувати після придбання юрособи.

При купівлі корпоративних прав через придбання юрособи також необхідно переконатися в достовірності інформації про володіння нею земельними масивами, звірившись з даними з відкритих реєстрів.

Крім наявності картографічного блоку, важливою перевагою роботи з системами обліку земельного банку є зручність роботи з даними. У таких системах простіше актуалізувати інформацію, створювати звіти на конкретну дату, швидко приймати управлінські рішення.

Замість проведення безсонних ночей за монітором комп'ютера, фахівець земельної служби може за кілька хвилин створити звіт про договори зі спливаючим терміном дії, проблемні ділянки, витрати на оренду землі, який буде відображати поточну ситуацію.

У рішенні ProZemli від компанії SmartFarming крім функцій з обліку, управління та візуалізації земельного банку окремо розроблений блок завдань для земельної служби підприємства. У цьому блоці фіксуються всі поставлені перед фахівцями служби завдання, вказуються відповідальні особи та терміни виконання. Так керівнику простіше контролювати завантаженість своїх фахівців і оцінювати ефективність їх роботи.

Рішення ProZemli розширює можливості земельної служби

Рішення ProZemli — цифровий інструмент для роботи із земельним банком будь-якої величини. Вибудувана внутрішня логіка дозволяє автоматизувати будь-який аналіз і створити будь-який звіт для роботи з даними і прийняття управлінських рішень. Крім головних переваг роботи з цифровими системами — порядку в обліку, прозорості управління, збільшення швидкості прийняття рішень і можливості планування, — окремо варто згадати розширення можливостей земельної служби.

Схема поетапного впровадження ProZemli на господарстві

Система ProZemli дозволяє зберігати відомості не тільки про ділянки та договори оренди, але і створювати профайли пайовиків (із зазначенням дати народження, сімейного стану, родинних зв'язків з іншими пайовиками і рівня лояльності), карти контрагентів (підприємств-конкурентів, ОТГ). Внутрішні алгоритми ProZemli дозволяють визначати ризиковані площі, а система рейтингування полів розставляє пріоритети в роботі зі збереження та консолідації земельного банку.

Для використання усіх численних можливостей продукту, компанія SmartFarming проводить навчання фахівців клієнта і надає повний супровід рішення. В результаті підприємство-клієнт отримує готові інструменти та новий підхід управління земельним банком.

Хаос в обліку земель в господарствах і ризики, що випливають із нього, супроводжували українських аграріїв тривалий час. Але якщо раніше у аграріїв не було доступу до інформації, то сьогодні, завдяки наявності відкритих реєстрів та появі служб, які з ними ефективно працюють, всебічний аудит земельного банку став реальним процесом і його реалізація залежить тільки від бажання аграрія.