Чи дійсно автоматизовані системи обліку дозволяють уникнути впливу людського фактора, чітко розуміти продуктивність та налагодити поставки і продаж продукції? Василь Вашковський, директор “МініСофт”, допоміг у цьому розібратись.
Втрати від неорганізованого процесу обліку
Неправильна організація роботи під час збирання і перевезення сільгосппродукції завжди призводить до недоотримання прибутку. Автоматизацію часто переоцінюють, оскільки вважають, що вона вимагає чимало коштів, які потрібно виплатити одразу при покупці програми.
Мінус в тому, що за відсутності якісного обліку і контролю аграрій постійно втрачатиме частину врожаю під час збору і його перевезення. А впровадження автоматизованого обліку коштує значно менше і не потребує додаткових щомісячних платежів!
Яка основна перешкода при впровадженні автоматизованого обліку?
Основною перешкодою є психологічний аспект. Робітники, що працюють в полі й ті, що обліковують їхню працю — можуть бути морально до цього не готові. Прибутковість підвищиться тільки у тому випадку, якщо робочий персонал не витрачатиме зайвого часу на контроль зважування зібраної продукції. Основна причина — недовіра або невпевненість у прозорості автоматизованих облікових процесів.
Обов’язок керівництва — чітко та прозоро пояснити принцип роботи автоматизованої системи, щоб переконати власний персонал у вірогідності даних про кількість зібраного врожаю, оскільки від цього залежить заробіток робітників. Тоді виникає довіра та підвищується лояльність.
Як заощадити до 100 тис. грн за допомогою автоматизованого обліку?
Агровиробники наймають по декілька обліковців та контролерів, які вручну фіксують виробничі процеси. Кожного сезону на їх утримання виділяються чималі кошти й не факт, що вся робота буде виконана якісно, швидко й оперативно. Наявність автоматизованої системи обліку вирішує ці питання і потребує всього однієї людини (власника, фермера, бухгалтера), яка контролюватиме процес — решту функцій виконує програма, яка й дозволяє уникнути чимало людських помилок.
Вартість рішень по автоматизації обліку
Існують кілька аспектів, які визначають вартість: технічне обладнання, яке використовується, та програмні продукти.
Базовим приладом роботи в полі є термінал збору даних — мобільний автономний мікрокомп’ютер, який має відповідне програмне забезпечення, в тому числі сканер штрих-кода, що виконує основну роботу. Даний прилад коштує від $400-700. Якщо господарство велике, де паралельно збір врожаю відбувається на кількох ділянках, то на кожному з них треба обладнати пункт прийому і термінал збору даних.
Другий аспект — програмні продукти. В Україні сьогодні є кілька пропозицій по автоматизації процесу збирання врожаю. На ринку є польська система з терміналом збору даних, якою користуються агровиробники, також є рішення на базі 1С та АПК “МініСофт Урожай”.
Рішення, які базуються на терміналі збору даних коштують дорого. А за принципом АПК “МініСофт Урожай” програма має бути доступною для будь-якого фермера, у якого навіть кілька гектарів землі. До складу системи входить: сканер від 1 тис. грн, принтер етикеток від 4 тис. грн і ноутбук, на якому потрібно встановити програму АПК “МініСофт Урожай” вартістю 5 тис. грн.
Термін окупності
Система може окупитись вже у перший сезон тільки за рахунок заощадження на оплаті праці обліковців. Агровиробник зможе економити до 100 тис. грн, а якщо додати приріст продуктивності і отримання додаткових прибутків, то сума збільшиться в рази. Кожен наступний рік фермер користується системою безкоштовно.
Як такі системи допомагають налагодити логістику?
Одна з проблем паперового обліку — неоперативна інформація. Працівники зважують і записують дані, але підтвердити кількість зібраного врожаю одразу не можуть. Використовуючи систему, дані оперативно потрапляють в базу програми — після достатньо відкрити звіт по продукції і одразу висвітлюється вся необхідна інформація.
Серверна версія, де дані програми постійно й оперативно передаються на сервер більш мобільна. Користувач може зайти з будь-якого браузера чи телефона в режимі реального часу і отримати необхідні дані та керувати трудовими ресурсами: давати команди по переїзду на інший об’єкт чи тару, одразу повідомити про завантаженість продукції, або зв’язуватись з кінцевим покупцем.
Навчання і технічна підтримка. Скільки часу займає впровадження автоматизації обліку?
Найбільше часу відводиться на прийняття рішення. Агровиробник має зрозуміти необхідність і вигоду цієї системи. Запуск програми триває 5 хвилин дистанційно. Обладнання підключається 10-15 хвилин і можна почати працювати. Налаштування сервера займає до одного дня. Також у компанії є безкоштовна демо-версія, де користувач може протестувати програму і ознайомитись з її можливостями.
Будь-які питання вирішують у телефонному режимі. Якщо виникають більш серйозні нюанси, то виробники за потреби дистанційно можуть підключитись до комп’ютера клієнта і наочно вирішити всі проблеми. Інформаційний супровід програми входить у вартість покупки. Як правило, навчання персоналу триває до 2 годин на етапі провадження за відсутністю саботажу зі сторони робочих.
Особливості системи “Мінісофт”
“Мінісофт Урожай” має польову систему, яка складається з комп’ютера, сканера та ваги, і серверну. Перша може бути самодостатньою для малого фермерського господарства. Агровиробнику з більшим земельним банком потрібно вести господарську діяльність на кількох паралельних об’єктах — у такому випадку використовується сервер.
Сервер — це окреме програмне рішення. Він може бути розміщений на окремому комп’ютері-сервері або віртуальному (хмарному). До хмарного можна підключитись за допомогою браузера і бачити інформацію без прив’язки до комп’ютерів, які знаходяться на місці виробництва.
Програма дозволяє завантажувати дані у зовнішні файли. Інформацію можна зберегти у Excel, у серверній існує додаткова кілька форматів для вивантаження даних. Далі за потреби дані можна підтягнути в облікову систему 1С.
Як відбувається процес реєстрації людей?
За першим способом робітники реєструються у бухгалтерії чи управлінні, де формуються договори і друкують етикетки. Однак, у багатьох господарствах вони приїжджають одразу на поле, де і вносяться їхні дані для реєстрації. У цьому випадку принтер етикеток має стояти на місці реєстрації, щоб відразу їх друкувати. Крім того, є проблема явки людей на місце роботи, тому етикетки виготовляють перед початком робочого дня.
Телеграм-бот повідомляє про поточні дані збору
Телеграм бот “Мінісофт Урожай” запустили у 2020 році. Він працює з серверною версією. Це закрита група для відповідних учасників. По запиту бот синхронізується з сервером і у результаті видає повідомлення користувачу, у якому зазначено кількість зібраного врожаю на цей момент. Телеграм-бот дає інформацію про поточні дані, а також дані за весь період роботи програми. Налаштування бота коштує 500 грн.
Вступай до Агро Інноваційного Клубу, щоб зробити успішний агробізнес вже зараз. Отримай безкоштовний доступ до інформації, яка дозволять підвищити прибутковість твого бізнесу. Також підписуйтесь на телеграм канал Агро Інноваційного Клубу.
Детальніше про автоматизацію обліку можете дізнатись з нашого відео:
Матеріал підготовлено за підтримки Програми USAID з аграрного і сільського розвитку - АГРО, яка виконується компанією Chemonics (Кемонікс) International.
