Контроль ремонтів, залишків запчастин та палива: як AutoBI економить реальні гроші українським аграріям

Витрати на утримання і обслуговування парків техніки та обладнання — одна із основних статей видатків агровиробників. Яким чином функціонал системи управління транспортом AutoBI дозволяє економити гроші і чому аграрії — одні із ключових її споживачів?

Проблеми парків техніки та обладнання

Влітку 2021 року команда проекту AutoBI провела серед 100 українських компаній, які вже використовують певні системи моніторингу транспорту, опитування: "Які найгостріші проблеми управління парками техніки та обладнання на вашому підприємстві, що першочергово впливають на економічну ефективність діяльності?". За результатами дослідження був сформований рейтинг із 8 пунктів:

1. Контроль витрат палива та "зливи"
2. Своєчасність проведення технічних оглядів та сервісного обслуговування
3. Контроль доцільності та своєчасності проведення ремонтів
4. Контроль ефективності використання GPS обладнання
5. Планування та контроль дотримання оптимальних маршрутів
6. Контроль доцільності залишків запчастин та витратних матеріалів на складах
7. Своєчасне адміністрування техніки та обладнання
8. Необхідність контролювати ключові показники ефективності із різних джерел

Гроші — ключовий показник бізнесу

Ключова ідея AutoBI — зменшення витрат завдяки всебічному аналізу та чіткому контролю діяльності парків техніки та обладнання. Економія забезпечується завдяки наступному функціоналу.

Контроль витрат палива та "зливів". Сьогодні у більшості компаній й досі єдиним інструментом контролю палива є лімітно-забірні відомості та зрідка певний інструментарій інформаційних систем, які пропонуються постачальниками обладнання контролю палива. Зазвичай, такий підхід залишає можливості для зловживання споживання паливом, на відміну AutoBI, яка завдяки більш точному алгоритму аналізу пропонує реальну картину споживання, а автоматичне порівняння з іншими ключовими показниками дозволяє визначити реальну причину тих чи інших відхилень не лише на певній одиниці транспорту, але й відслідкувати ситуацію у певному структурному підрозділі чи окремо взятому водієві.

При середньостатистичному пробігу 5000 км на місяць та середній витраті 20 л на 100 км, отримуємо економію у $40 на місяць з кожної одиниці транспорту.

Своєчасність проведення технічних оглядів та сервісного обслуговування. Зазвичай, цей аспект діяльності автопарків взагалі не автоматизований: відсутні календарі планування технічних оглядів, облік ведеться в рукописних журналах, блокнотах інженерів та водіїв, в електронних таблицях; звірка витрат на техогляди план/факт і аналітика по ним відсутня; відсутній автоматичний контроль про пробігу, датам, мотогодинам, а також фіксація контрагента-виконавця та вартості. Дана ситуація призводить не лиже до погіршення технічного стану техніки та обладнання, але і може бути причиною відмови у гарантійному обслуговуванні або зміни кредитних або лізингових умов.

Контроль доцільності та своєчасності проведення ремонтів. Показники витрат на ремонт техніки в бухгалтерських облікових системах виникають із запізненням на місяць, погано піддаються аналізу або є не показовими; планування здійснюється за формальними характеристиками; дані по техніці зазвичай знаходяться в різних інформаційних системах; заявки не піддаються різнобічному аналізу.

Для вирішення цієї проблеми AutoBI пропонує наступний функціонал. В окремому розділі системи представлений повний перелік заявок на ремонт техніки та обладнання, їх історія та відповідний статус: плановий, несправність чи модернізація. Планова, оперативна та фактична вартості в розрізі всієї компанії чи окремих структурних підрозділів чи видів техніки представлена у вигляді зручних інформаційних віджетів. Картка заявки на ремонт формується відповідальним спеціалістом, за необхідності погоджується керівництвом та містить загальну інформацію, а також перелік необхідних запчастин та робіт по ремонту.

Контроль ефективності використання GPS обладнання. Найчастіше на підприємствах використовуються різнорідні GPS/GSM трекери/мітки, і про те, що вони не працюють чи передача даних йде з помилками можуть знати тільки профільні фахівці, керівництво ж не контролює реальну ситуацію. Часті втрати сигналу, неточність даних по використанню палива, обмежений функціонал звітів і аналітики, розробленої для диспетчерів, зазвичай не задовольняє директорів і колег із суміжних служб: інженерної, логістичної, фінансової, безпеки та ін.

У модулі трекери AutoBI зібрані дані по статусам підключення: на зв’язку, не на зв’язку та немає даних, що дає змогу оцінити стабільність отримання інформації від трекерів, а також оцінити якість та повноту отриманих даних. Вся оперативна та історична інформація дублюється у відповідних інформаційних віджетах, що дає можливість оцінити якість вхідних даних та за необхідності прийняти відповідні рішення.

Планування та контроль дотримання оптимальних маршрутів. Побудова маршрутів руху легкового, вантажного транспорту, а також сільськогосподарської та іншої спеціалізованої вимагає кропіткого планування, оскільки це напряму впливає на пробіг транспортних засобів. Крім планування, важливим аспектом є і контроль дотримання цих маршрутів водіями. В AutoBI наявна не лише можливість будувати маршрути руху, але й контролювати їх дотримання: у разі відхилення на задану кількість метрів, система сигналізує про це відповідальному спеціалісту, а значить, відповідальний шлях від поля до елеватора буде дотриманий.

Контроль доцільності залишків запчастин та витратних матеріалів на складах. Запчастини зберігаються на різних складах і залежуються, що веде до прямих фінансових втрат і "заморожування" грошей. Закупівлі зазвичай робляться у відриві від реальних потреб і з надлишком. Крім того, без можливості автоматизації процесу, виникають складнощі з інвентаризацією запчастин.

AutoBI у модулі Запчастини пропонує не лише загальний перелік запчастин та розхідних матеріалів, які знаходяться на всіх складах, але й зведений аналіз строків зберігання запчастин та їх вартості для оцінки ефективності роботи служби закупівель та розуміння реальних обсягів "заморожених" коштів компанії.

Своєчасне адміністрування техніки та обладнання. Документація по техніці (техпаспорти, сертифікати, фотографії, фінансові, страхові документи тощо) знаходяться у різних людей та у різних структурних підрозділах, їх пошук зазвичай займає багато часу, а іноді відбуваються і втрати. Більше того, відсутність контролю документів, пов'язаних з термінами, наприклад, із страхуванням, може спричинити значні фінансові втрати. З AutoBI ви можете тримати всі документи в одному місці,  здійснювати своєчасний документообіг, переглядати статистику по закінченням строків дії страхових полісів та інших документів, які потребують періодичних строкових дій.

Необхідність контролювати ключові показники ефективності із різних джерел. Всі перераховані вище пункти або згруповані в різних системах, або взагалі відсутні, що призводить до ускладнення або неможливості оцінки ефективності роботи техніки. Більшість агрокомпаній використовують єдиний показник: вироблення в мотогодинах або витрати по ремонту на гектар. Це не провина співробітників, просто історично розвиток систем відбувався без  взаємної інтеграції. З іншого боку, наявність кількох інформаційних систем, кожна з яких точково вирішує ту чи іншу задачу, не дає загального розуміння реальної ситуації з автопарком.

AutoBI — система, яка має можливість отримувати та передавати дані з більшістю наявних на ринку інформаційних систем (в т. ч. 1С). В результаті, керівник на одній сторінці мобільного додатку або екрані браузера отримує всю зведену інформацію по парку техніки та обладнання.

Унікальний галузевий функціонал для аграрної сфери

В системі AutoBI є можливість побудови геозон — певних ділянок, по який необхідно провести окремий контроль. В агровиробництві це зазвичай поля. Після внесення даних, користувач отримує інформацію щодо проведених робіт за типами (посів, внесення, збір тощо), а також оброблену площу кожною окремою одиницею техніки у парі з певним обладнанням.

Вартість сервісу та економічна доцільність

Вартість підключення одиниці техніки до системи AutoBI складає $8 на місяць та $2,4 для одиниці обладнання, в період Різдвяних свят передбачені суттєві знижки. Даний тариф є єдиний, не вимагає додаткових платежів, включає в себе користування веб-версією та мобільними додатками і не має обмежень щодо кількості користувачів. Крім того, передбачений функціонал "архівування техніки" - не сплачуйте, коли не користуєтесь, що особливо актуально для сезонного аграрного бізнесу. Економія завдяки впровадженню AutoBI перевищує $200 на кожній одиниці техніки щомісяця.

Сьогодні до системи підключено більше 2000 одиниць техніки та обладнання, більше 50 компаній є її клієнтами, половина з яких – аграрії.

Підключення

AutoBI — це сервіс, який не потребує витрат на впровадження та працює на наявній інфраструктурі підприємства. AutoBI — це сервіс, який працює у будь-якій точці світу та забезпечує індивідуальну підтримку та навчання.

Сьогодні до системи підключено більше 2000 одиниць техніки та обладнання, десятки компаній є її клієнтами, половина з яких — аграрії. Перевірено на практиці — економія завдяки впровадженню AutoBI перевищує $200 на кожній одиниці техніки щомісяця. Тариф підключення до AutoBI — єдиний, не вимагає додаткових платежів, включає в себе користування веб-версією та мобільними додатками і не має обмежень щодо кількості користувачів. Крім того, передбачений функціонал "архівування техніки" — не сплачуйте, коли не користуєтесь, що особливо актуально для сезонного аграрного бізнесу.

Всіма роботами із підключення займаються спеціалісти компанії-розробника. Строки залежать від кількості техніки та обладнання в парку підприємства і складають в середньому 14 днів для 100 транспортних засобів. У AutoBI передбачений безкоштовний тестовий період, замовити який та отримати консультацію спеціалістів сервісної служби можна заповнивши форму за посиланням: auto-bi.io.