Як аграрію ефективно рахувати гроші при вирощуванні зернових культур?

Освітній проєкт “Агрокебети” спільно з асоціацією “Український клуб аграрного бізнесу” за сприяння Проєкту USAID “Економічна підтримка України”, провели інтенсив “Контроль витрат у виробництві зернових культур”.

Під час інтенсиву “Менторська підтримка в агро” проєкту “АгрокебетиPRO: навчання, менторство, працевлаштування та підприємництво” директорка з операційної діяльності Групи АГРОТРЕЙД, к.е.н, Олена Ворона поділилася практичними знаннями та професійним досвідом у сфері ведення бюджету для аграрних підприємств.

Керувати ресурсами підприємства нелегко. Необхідно складати фінансові плани, контролювати рух прибутку та витрат, співвідносити стратегічні та управлінські рішення з економічним станом компанії та багато іншого. 

У бізнесі успішне планування може визначати можливості для розвитку підприємства, його перспективи і життєздатність. У складних поточних умовах нашої країни і в світі значення грамотного фінплану неможливо переоцінити.

Директорка з операційної діяльності Групи АГРОТРЕЙД Олена Ворона виділила чинники, які потрібно врахувати під час складання фінансового плану:

• локація полів: сьогодні ці процеси автоматизовані, однак раніше інформація отримувалася тільки з друкованих карт із позначками та орієнтирами на зразок магазинів та відповідальними особами за певну ділянку землі;
• історія поля: важливо знати про культури, які вирощувалися на ділянці раніше, якою була сівозміна, її перебіг та часові меж; 
• способи вирощування: технології вирощування різняться, і такі культури як соняшник, стійкий до гліфосату, чи соняшник, стійкий до совки, потрібно вирощувати по-різному. За відсутності такого досвіду можна зіткнутися з проблемою, що наступник буде розвиватися невідповідно до плану через раніше використані ЗЗР;
• вартість кожного етапу вирощування: на даному етапі важливо бути проактивними і максимально долучатися до роботи зі складання бюджету, аби розуміти, чи відповідають очікуванням закладені суми, а в кінці року змогти відповісти на питання керівників чи фінансових директорів;

Які є основні види бюджетів в агропідприємництві?

Бюджет доходів та витрат. Такий вид бюджетування демонструє дані за врожайний рік, дохід підприємства за плановий період та здійснені витрати. Статті затрат можна поділити на три групи:

• виробничі: матеріали (насіння, добрива, засоби захисту рослин, паливно-мастильні матеріали), послуги (обробка  ґрунту, обробка посівів, збір та перевезення врожаю, зберігання в елеваторах), фонд оплати праці трактористів і комбайнерів;
• загальновиробничі: ремонт і обслуговування техніки, витрати на супровід та забезпечення виробничого процесу (агрономи, обліковці, служба безпеки та дирекція);
• фінансові: витрати на позикове фінансування.

Даний бюджет завжди здійснюється без ПДВ. 

Бюджет руху грошових коштів. Щотижневе або щомісячне планування на оплату рахунків для продовження діяльності. Також такий вид бюджету може відображати потребу у зовнішньому фінансуванні, наприклад, інвестиціях чи кредиті. 

Бюджет руху грошових коштів складається з:

• операційну діяльність: кошти від продажу, розходи на придбання матеріалів та оплати послуг (насіння, добрива, ЗЗР, паливно-мастильні матеріали, ремонт та обслуговування техніки, плата за роботу відділу супроводу);
• інвестиційну діяльність: надходження від продажу та вибуття від придбання с.-г. техніки, витрати на будівництво;
• фінансова діяльність: отримання позикових коштів, вибуття грошей на погашення позик та сплату відсотків за них.

Статті витрат за даного виду бюджетування завжди відображаються з ПДВ.

Принцип побудови бюджетування 

Основне завдання бюджетування — забезпечити діяльність організації необхідними ресурсами, зокрема фінансовими. Полягає воно у двох простих речах: розподілити наявні ресурси та спланувати нові надходження у майбутньому. 

До структури бюджету в агросекторі входять:

• будова посівних площ: комунікація про витрати та контроль між працівниками поля та фінансів починається із кількості та локації полів;  
• вартість матеріалів та послуг: маючи структуру посівних площ, можна планувати витрати на сировину та додаткові роботи. 
• технологічна карта виробництва: основний документ, який дозволить сформувати достовірний бюджет, спланувати час, послідовність і витрати;
• формування вартості: зазвичай ціна залежить від урожайності, чим більші сходження, тим нижчими будуть розцінки;
• загальновиробничі витрати: виділення грошей на існування та функціонування компанії чи великої структури;
• фінансування: процес, який враховує витрати від першого долара, та яким займаються тільки фінансисти. Часто агрономи не розділяють думку колег і вважають, що витрати починаються з фізичного внесення в поле.

Як взаємодіють системи під час побудови роботи?

Система агрономічного обліку: GPS моніторинг робіт у полях. Підхід із використанням таких систем дозволяє відображати всю інформацію про вегетацію та здійснювати управління полями в електронному вигляді, іноді навіть без використання людського ресурсу. Однак це не означає, що усі ці процеси мають відбуватися без нагляду. Контроль за роботою залишається за агрономом, який повинен розуміти алгоритми роботи системи та ідентифікувати відхилення. 

Важливим є те, що інформація, отримана за допомогою програми, наприклад, Cropio — це первинні показники, які ґрунтуються на даних, внесених фахівцями поля. Їх недостовірність призведе до неефективного контролю та моніторингу.  

Облікова система: звіти та бюджети. Облікова система, якою користуються фінансисти, тісно пов’язана із агрономічним обліком, оскільки першопочаткові дані для аналізу, планування та прогнозування надають саме агрономи. 

Така взаємодія є двосторонньою і дозволяє усій ланці керівництва та спеціалістам на місцях чітко розуміти фінансову затратність кожного процесу вирощування. 

Business Intelligence system: управлінські звіти. Поєднання двох попередніх систем та передача інформації між ними утворюють управлінські звіти для керівництва.